KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Bildirimi

1. Veri sorumlusu

Yoldaş hizmeti kapsamında hesap güvenliği, destek, kötüye kullanımın önlenmesi, AI özelliklerinin tasarımı ve hizmet sağlayıcılarının seçimi gibi Yoldaş'ın amaç ve yöntemlerini belirlediği işlemlerde veri sorumlusu Yasin Çalışkan'dır ve hizmet şahıs işletmesi kapsamında sunulur.

Sözleşmeli kurumlar; davet edilecek öğrenci ve mentorları, kurum içindeki yetkileri ve kurumun eğitim süreçleri kapsamında işlenecek kayıtları belirledikleri ölçüde kendi işlemlerinin veri sorumlusudur. Yoldaş, bu verileri kurum adına yalnızca sözleşmeli hizmeti sunmak için işler; reklam, model eğitimi veya kurumdan bağımsız ticari analiz amacıyla kullanmaz.

İnternet sitesi: https://yoldasakademi.com
Gizlilik/KVKK iletişimi: destek@yoldasakademi.com
KVKK başvuru kanalı: destek@yoldasakademi.com

2. Hizmetin kapsamı

Yoldaş, sözleşmeli kurumlar tarafından davet edilen LGS ve YKS öğrencileri ile mentorlarına sunulan eğitim ve çalışma takibi hizmetidir. Mobil uygulama içinde bireysel satın alma veya abonelik yapılmaz. Yapay zekâ özellikleri, öğrenci profili için Yoldaş sisteminde kayıtlı veli/yasal vasi onayı ve ilgili özellik için ayrı öğrenci amaç seçimi bulunması hâlinde kullanılabilir. Sohbet ve sınav analizi amaç seçimleri yalnızca öğrencinin cihazında saklanır; sunucuda sürümlü izin kaydı değildir.

3. İşlenen kişisel veri kategorileri

Hizmetin kullanımına göre aşağıdaki veriler işlenebilir:

Hesap ve kimlik bilgileri: ad, soyad, e-posta adresi, kullanıcı kimliği, parola özeti ve profil fotoğrafı.
Kurum ve ilişki bilgileri: bağlı kurum, mentor, öğrenci-mentor ilişkisi, davet ve atama durumları.
Eğitim bilgileri: LGS/YKS programı, sınıf, okul adı, sınav hedefi, çalışma hedefi, konu ve müfredat bilgileri.
Çalışma ve performans bilgileri: ödevler, tarihler, notlar, soru/doğru/yanlış/boş sayıları ve tamamlanma bilgileri.
Kullanıcı içerikleri: AI sohbet mesajları, sınav sonucu görselleri/PDF'leri ve kullanıcı tarafından girilen notlar.
Türetilmiş AI verileri: sohbet cevapları, oturum özetleri, analiz gövdeleri, hafıza kayıtları, yapılandırılmış sınav sonuçları, konu skorları ve hizmetin çalışması için gerekli sınırlı AI yanıt/işlem metaverileri.
Yanıt bildirimi verileri: bildirilen yanıtın referansı, seçilen neden ve yalnızca “Diğer” seçeneğinde kullanıcının yazdığı açıklama.
Veli ve seçim bilgileri: mentor tarafından öğrenci daveti sırasında sağlanan veli e-posta adresi ve veli onay zamanı; cihazda kullanıcı kimliğiyle ilişkilendirilmiş amaç seçimleri.
İşlem ve güvenlik bilgileri: oturum/CSRF bilgileri, zaman damgaları, güvenlik kayıtları, sınırlı hata ve tanılama bilgileri.
Teknik bilgiler: uygulama sürümü, istek/yanıt işlemlerine ilişkin sınırlı teknik metaveri ve hizmet güvenliği için gerekli cihaz/ağ bilgileri.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Kişisel veriler; hesabın oluşturulması ve güvenliğinin sağlanması, kurum davetinin ve kullanıcı ilişkisinin yönetilmesi, ödev/program/çalışma takibi hizmetlerinin sunulması, isteğe bağlı AI özelliklerinin çalıştırılması, kullanıcı bildirimlerinin incelenmesi, veli yetkilendirmesinin alınması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenir.

Veriler, ilgili faaliyete göre sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, veri sorumlusunun meşru menfaati ya da gerekli olduğu durumda ayrı açık rıza kapsamında işlenir.

AI kullanımı için verilen izin; Kullanım Koşullarının kabulünden, bu aydınlatma metninden ve diğer AI amaçlarından ayrıdır. Açık rıza gerektirmeyen bir işleme amacı için kullanıcıdan gereksiz açık rıza istenmez.

5. Verilerin toplandığı yöntemler

Veriler; kurum/mentor daveti, öğrenci veya mentor tarafından uygulamaya girilen bilgiler, kamera/fotoğraf/dosya seçimi, uygulama kullanımı sırasında oluşan işlemler, destek iletişimi ve hizmet sağlayıcılarının teknik kayıtları üzerinden elektronik ortamda toplanabilir. Mentor öğrenci daveti oluştururken veli e-posta adresini sağlar; veli onay e-postası öğrenci daveti akışının parçası olarak gönderilir.

6. Verilerin aktarıldığı taraflar

Amaçla sınırlı olmak üzere aşağıdaki taraflara veri aktarılabilir:

sözleşmeli kurum ve yetkili mentorlar;
barındırma, depolama ve yedekleme sağlayıcıları;
AI sohbeti ve sınav analizi için OpenAI;
e-posta teslimi için SMTP2GO;
hata ve performans tanılaması için Sentry;
hukuken yetkili kamu kurumları ve kişiler.

Alıcılar verileri yalnızca belirtilen hizmet amacıyla ve kendilerine uygulanabilir veri koruma yükümlülükleri kapsamında işler.

7. Yurt dışına aktarım

OpenAI, Sentry, SMTP2GO veya altyapı sağlayıcılarının yurt dışında veri işlemesi nedeniyle yurt dışına veri aktarımı söz konusu olabilir. Bu aktarımlar, aktarımın amacı ve veri kategorileriyle sınırlı olarak KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şart ve güvenceler kapsamında gerçekleştirilir.

8. Saklama ve silme

Sohbet mesajları ve AI yanıtları, oturum özetleri, analiz gövdeleri, yanıt bildirimleri ve hafıza kayıtları hesapla birlikte sunucuda saklanır. Mevcut sistem, sohbet verileri için sabit bir otomatik silme süresi veya hesap silmeden ayrı sohbet geçmişi silme işlemi sunmaz.
Süre sonu atanmış hafıza kayıtları, belirtilen tarihten sonra günlük temizleme işiyle silinir; bazı aktif hafıza kayıtlarının süre sonu yoktur.
Sınav dosyası yapılandırılmış sınav sonucuyla birlikte saklanır. Öğrenci sınav sonucu silindiğinde dosya ve ilişkili konu skorları silinir; başarılı veya başarısız analize özel ayrı bir otomatik dosya silme süresi yoktur.
Yapılandırılmış sınav sonucu ve konu skorları hesap aktif olduğu sürece tutulabilir; kullanıcı tekil sonucu daha önce silebilir.
Öğrenci hesabı silindiğinde öğrencinin ödev ve program ilişkileri, sınav dosyaları ve sonuçları, sohbet mesajları, oturum özetleri, hafıza kayıtları, yanıt bildirimleri, veli onay kaydı ve profil verileri canlı sistemden silinir.
Mentor hesabı silindiğinde hesap kalıcı olarak devre dışı bırakılır ve kişisel bilgiler anonimleştirilir. Öğrenciler ve programlar silinmez; mentorun programlardaki oluşturan bağlantısı kaldırılır.
Hukuken saklanması gereken asgari kayıtlar, ilgili saklama yükümlülüğü sona erene kadar tutulabilir. Varsa korunan yedeklerdeki kopyalar, ilgili yedekleme hizmetinin teknik saklama döngüsü tamamlandığında silinir.
OpenAI ve diğer hizmet sağlayıcılarının kendi hizmet kayıtları veya korunan yedekleri bağımsız saklama ve silme süreçlerine tabi olabilir. Cihazdaki amaç seçimini geri çekmek, daha önce sunucuya kaydedilen veya OpenAI'ye gönderilen verileri kendiliğinden silmez.

9. AI özellikleri ve veri minimizasyonu

AI sohbet yanıtı oluşturulurken OpenAI'ye sohbet mesajları, öğrencinin tam adı, sınıfı, sınav hedefi, günlük çalışma hedefi, önceki oturum özeti ve aktif hafıza kayıtları gönderilir; Türkiye saatine göre güncel tarih/saat de bağlama eklenir.
Tamamlanan sohbet oturumları OpenAI ile analiz edilerek sonraki sohbet için oturum özeti ve gerektiğinde öğrenciye özgü hafıza kayıtları oluşturulabilir. Aktif hafıza kayıtları sonraki sohbet yanıtlarında bağlam olarak kullanılır.
Sınav analizi sırasında seçilen sınav dosyası ile eşleştirme için kullanılan aktif müfredat konu listesi OpenAI'ye gönderilir.
Bir AI yanıtı bildirildiğinde yanıt referansı ve seçilen neden saklanır. “Diğer” seçeneğinde yazılan açıklama inceleme için gönderilir ve saklanır; açıklamada gereksiz kişisel veri paylaşılmamalıdır.
AI sohbeti ve sınav dosyası analizi ayrı cihaz amaç seçimleri gerektirir. Bu seçimler yalnızca cihazda saklanır ve Yoldaş sistemindeki veli onay kaydından ayrıdır.
Tüm öğrenci profilleri için Yoldaş sisteminde kayıtlı veli onayı, veliye açıklanan mevcut AI sohbeti ve sınav analizi özelliklerinin veli şartını karşılar; öğrenci ilgili amaç seçimini ayrıca yapmadan aktarım başlatılmaz.
AI cevapları hatalı veya eksik olabilir ve sınav başarısı garantisi oluşturmaz.

10. Çocuklar, gençler ve veli yetkilendirmesi

Mentor, veli e-posta adresini öğrenci daveti sırasında sağlar ve veli onay e-postası davet akışının parçası olarak gönderilir. Öğrenci veli e-posta adresini doğrudan değiştiremez ve bu adres öğrenci mobil uygulamasında gösterilmez. Tüm öğrenci profilleri AI özelliklerini Yoldaş sisteminde kayıtlı veli/yasal vasi onayı olmadan kullanamaz; bu onay öğrencinin AI sohbeti veya sınav analizi için yaptığı ayrı amaç seçiminin yerine geçmez.

Veli onayı geri çekildiğinde tüm veli şartına bağlı AI aktarımları durur; AI dışı hesap, profil, program, ödev ve takvim özellikleri kullanılmaya devam eder.

11. İlgili kişi hakları

KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızla ilgili olarak, sistemde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden destek@yoldasakademi.com adresine başvurabilirsiniz. Mevzuatta belirtilen diğer başvuru yöntemleri de kullanılabilir. Başvurunun güvenli biçimde doğrulanması için yalnızca gerekli bilgiler talep edilir.

12. İzinlerin geri çekilmesi ve hesap silme

Öğrenci AI sohbeti veya sınav dosyası amaç seçimini uygulamadaki AI/Gizlilik ayarlarından ayrı ayrı geri çekebilir. Bu işlem seçimi yalnızca kullanılan cihazda değiştirir ve özelliğin o cihazdan yeni kullanımını engeller.
Veli, yetkilendirmesini destek@yoldasakademi.com üzerinden geri çekebilir.
Hesap, uygulama içindeki “Hesabı Sil” akışından silinebilir.
Giriş yapılamıyorsa https://yoldasakademi.com/legal/support kullanılabilir.

Amaç seçimini geri çekme, geçmiş sunucu kayıtlarını veya OpenAI'ye daha önce gönderilmiş verileri silmez. Geçmiş verilerin silinmesi ve saklanması yukarıdaki kurallara, sağlayıcı davranışına ve hukuki yükümlülüklere göre yürütülür.

13. Güncellemeler

Maddi değişikliklerde yeni bir belge sürümü yayımlanır ve kullanıcı yeniden bilgilendirilir. Bir AI özelliğinin amacı, aktarılan veri kategorileri veya alıcıları genişlerse yeni kapsam uygulanmadan önce ilgili öğrenci amaç seçimi ve gereken veli yetkilendirmesi yeniden alınır.

14. İletişim

Gizlilik/KVKK: destek@yoldasakademi.com
Destek: destek@yoldasakademi.com